在職場上,你是一個容易被信任的人嗎?
不論是老闆、主管或是同事,當工作交代或交接給你的時候,他們通常都是很放心不多過問,還是照三餐關心進度呢?
工作職場中他人對於你的『信任感』的來源有很多,主要是工作能力、專業程度等,在工作任務層面上不需要多費心關照,你就能完成且不太出狀況的。
另一方面,我個人覺得『細心程度』能大大提升你在各方面的被信任感。
這件事體現在我自己身上,並且是非常顯而易見,能在大多數職場生涯中,更容易因信任而獲取更多高難度任務的機會,更擴大工作挑戰中的可嘗試性。
缺乏「細心」會有什麼後果?
這邊舉一個例子:關於準備客戶的「合約」。
通常公司中都會有公版的合約,公版來自於老闆過去的範本,或是由律師擬好或審閱沒問題的服務條款。
一般的情況,我們每次只需要把甲乙雙方的資料、合作時間與付費資訊填寫好,再進入用印流程即可。
以我目前的公司來說,在合約中比較須要修改的是服務內容,需根據報價時雙方議定的服務項目,填入至合約中。
但作為顧問服務的乙方,我們在智財權的部分相當謹慎,畢竟販售的並非僅是具象的成果素材,大多是關於技術、流程形式的知識,難以將智財權根本性授予甲方。
或在解約條款的部分也很須要仔細定好違約規則,否則對於乙方來說沒有任何保障。
我個人在合約的處理上,一直都是謹慎地從頭到尾一字一句審核過,存成 PDF 後還會再重新看過兩三次才進用印程序。
這個行為反映了什麼?
表示從我手上出去的合約,每一份都是客製化的,每個條款都是能符合該專案的實際情況:
譬如提前解約時,違約條款的約定日期,長期專案與短期專案肯定不會一樣。
或是每個公司請款流程不同,所以付款期限也有很大的差異,這時候逐項檢查合約範本的條款絕對是必要的。
缺乏疏於檢查審閱的後果,大致歸類成兩種:
太過依賴範本+沒有檢查:不同時程的專案卻使用相同的違約條款;或沒有刪除公版中,非本次專案的必要條款,引發客戶法務的質疑,造成雙方合作一開始就產生不信任感。
若是隨手複製一份合約 +沒有檢查:會造成「把其他客戶的特殊約定」拿來誤用在不合適的專案中;或是律師新增的新條款沒能更新在合約中,導致後續損失的風險等。
以上兩種情形都有機會造成相當大的損失,而這一切只是因為『不夠細心』。
細心是天生的嗎?要如何培養?
培養細心的幾個方法,讓你參考:
- 提高對自己的標準
- 增加文件的檢查次數
- 提升觀察力
我其實不是很認同其他人對於我的細心,認定為『我天生就細心』。
細心絕對不是天生,完全可以後天培養,我小時候也並沒有從老師那邊獲得「是一個細心的孩子」這種評價。當然也沒有所謂女生就比較細心,男生天生就粗心這種事實。
1. 提高對自己的標準
我永遠都記得,在大一結束的時候問起同班同學:
「要怎麼樣才能讓手工變好?」
(我是室內設計本科系出身,做模型是大學的日常,但大一的時候一直無法提升模型的精緻度)
他很真誠地回答我:『提高對自己的標準就好了』
我當時簡直恍然大悟,這句話受用至今。
而『提升標準』也是讓自己細心的方法,如果你是一個粗心的人,那就提高你的細心標準。
2. 增加文件的檢查次數
最簡單練習的方法,就從「重複檢查」開始。
如果合約常常出錯,讓公司賠錢、讓你老闆或主管去賠罪,那麼寫完合約就多檢查三次,一個字一個字不放過地檢查 → 提高你檢查的標準。
如果你的文章常常有錯字,那就在每一段落寫完就先檢視該段落是否有錯字;寫完的時候再從第一個字到結尾,完整檢查三次,直到錯字率降低。
如果你的報告常常沒有改到範例,造成客戶開會時在誤植資訊上的尷尬,那就在完成時每一頁的文字都一一看過,不漏掉任何一個圖表、不錯過每一段文字說明,直到報告書中沒有任何可挑出的毛病。
3. 提升觀察力
「觀察」能讓你注意到很多細節。
在過去,你可能不是一個眼觀四面耳聽八方的人;但從現在開始,你可以仔細觀察周遭,透過觀察得到的資訊再應用於後續的工作或合作中,你會發現很多有用的資訊都是源自於你的「細心」。
譬如,同事提過自己很怕肉桂味,而以前我們公司樓下有一間知名肉桂捲咖啡廳,所以下午茶時常常都直接從店裡帶個肉桂捲上樓。我通常會另外幫他買別種甜點,這時候細心就成了貼心。
當這樣的「貼心」事件累積多了而不像是特定事件,你會發現周圍的人會開始覺得你真是「細心」的人,你的出發點並非只是體貼,因為在體貼之前,你具備了「細心觀察」的能力。
細心,絕對能提升被信任感
綜合上述所提的經驗與練習方法,造就了我細心的體質。
這樣的細心習慣,在職涯中讓老闆放心把很多重要的事交給我去做;同事不把握的文件,也會來拜託我幫忙檢查。
當然在專業的部分也能大大提升客戶信任感,譬如:幫客戶撰寫的文案審稿,在數千字當中發現某個資訊有誤、或是挑出唯獨的一個錯字等,都讓客戶感到眼睛一亮。
最近在一部劇裡面聽到這句話,似乎可以作為這篇文章的結語:
講究很好呀,偏偏很多人都隨便又將就,
朱鎖鎖《流金歲月》
我最喜歡講究了。
這不是原文,但意思到了。
你想要成為一個細心講究的人,讓你的工作品質、職場信任度提升;
或是作為大剌剌隨意又容易將就的職場人呢?